Descrição da Vaga

Responsabilidades

• Gerir e coordenar o calendário do Director Geral e da Administração, incluindo compromissos, reuniões e viagens;
• Organizar reuniões internas e externas, assegurando todos os requisitos logísticos: local, equipamento, apresentações e preparação de agendas;
• Redigir e circular agendas, elaborar actas e pontos de acção, e comunicar lembretes e confirmações de reuniões;
• Organizar viagens e logística da Administração, incluindo voos, vistos, hotel, acomodação, aluguer de viatura, horários e reembolso de despesas;
• Coordenar e responder às comunicações recebidas pela Administração, incluindo chamadas, e-mails e correspondência física;
• Elaborar relatórios, apresentações e documentos de alta qualidade, conforme solicitado pela Administração;
• Comunicar informações e actualizações relevantes às unidades de negócio, por instrução da Administração;
• Garantir um sistema eficiente de arquivo físico e electrónico, com recuperação rápida de documentos;
• Assegurar a gestão e controlo da documentação legal, técnica e operacional da empresa;
• Estabelecer contacto com fornecedores, parceiros, clientes e entidades externas (incluindo organismos públicos e alfândegas), em representação da Administração;
• Apoiar na gestão e acompanhamento de contratos, propostas e documentação comercial;
• Garantir a confidencialidade e o tratamento criterioso de toda a informação sensível da organização.