Sobre a Vaga

O Centro de Ciência (CCL) é uma instituição pública, vinculada ao Ministério do Ensino Superior, Ciência, Tecnologia e Inovação (MESCTI). Situado na baixa de Luanda, o CCL resulta da reconversão da antiga Fábrica de Sabão de Luanda situada na Marginal 4 de Fevereiro e possui cerca de 10.000 m², sendo 6.000 m² de área expositiva. O objectivo principal consiste em elevar a cultura científica da população, em geral, e de crianças e jovens, em particular, por via da massificação do conhecimento científico e tecnológico.

Além das exposições, o Centro de Ciência de Luanda conta também com uma cozinha-laboratório, um Planetário, um Auditório, um Borboletário, programação por Vídeo-mapping na fachada do edifício, uma loja, uma cafeteria e espaço de estacionamento.

Neste momento estamos a recrutar uma Secretária Executiva.

A posição requer extensiva experiência em assitência executiva e gestão. A pessoa selecionada deverá dar suporte administrativo e executivo de alto nível à direção, facilitando a gestão de tarefas diárias, organização de agendas e acompanhamento de correspondência e documentação, de forma a garantir o bom funcionamento e a optimização dos processos administrativos e gerenciais.

Principais Responsabilidades da Função:

• Organizar e gerir a agenda da direção/executivos, garantindo a marcação e organização de reuniões, compromissos e viagens;
• Priorizar e reorganizar compromissos quando necessário;
• Preparar a documentação necessária para reuniões (atas, apresentações, relatórios);
• Registar e elaborar atas das reuniões;
• Acompanhar os prazos e decisões estabelecidas;
• Receber, filtrar e encaminhar chamadas telefónicas, e-mails e correio;
• Redigir, rever, editar e formatar correspondência;
• Organizar a logística de viagens, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte;
• Gerir o registo e controlo de despesas;
• Monitorar pagamentos e reembolsos;
• Preparar relatórios de despesas;
• Apoiar na elaboração de orçamentos;
• Facilitar a comunicação entre a direção e outros departamentos da empresa;
• Assegurar o seguimento e conclusão de projectos ou pedidos da direção junto às outras equipas;
• Coletar e auxiliar a revisão de documentos e relatórios produzidos pelas equipas/departamentos;
• Assistir a manutenção e ampliação da rede de parceiros estratégicos;
• Gerenciar os convites e RSVP de parceiros estratégicos;
• Recepcionar e dar especial atenção aos convidados;
• Organizar e manter arquivos físicos e digitais;
• Gerir stock de material de escritório e requisitar fornecimentos;
• Gerenciar CRM, elaborar e actualizar bases de dados e listas de contactos;
• Tratar de informações confidenciais e sensíveis com discrição e profissionalismo;
• Manter a confidencialidade em todas as actividades administrativas.

Requirements:

• Formação em áreas como Gestão, Secretariado ou Administração (preferencial);
• Experiência prévia em funções administrativas de alto nível ou de secretariado executivo;
• Experiência mínima de 4 anos em funções semelhantes;
• Fluência em português e inglês;
• Organização e Gestão do Tempo: Capacidade de priorizar tarefas e gerir prazos com eficiência;
• Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação oral e escrita;
• Atenção ao Detalhe: Cuidado no tratamento de dados e documentos importantes;
• Adaptabilidade: Flexibilidade para lidar com mudanças e multitasking;
• Domínio de Ferramentas: Competência no uso de ferramentas de produtividade (MS Office, ERP, sistemas de gestão de calendários);
• Discrição e Ética Profissional: Capacidade de manter informações confidenciais de forma ética.

CANDIDATURAS

Faça a sua candidatura através do link: https://ossi-yeto.com/career/co/angola-luanda/C2.C48/secretaria-executiva/all/?coref=1.11.pA5_0210

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