Vaga para Secretária Executiva no Standard Bank

Apoiar proactivamente os administradores executivos, na coordenação operacional diária e na administração do seu portfólio de atividades. Isto inclui a responsabilidade de monitorar, coordenar, administrar e informar sobre todos os projetos executivos e assuntos relacionados com os administrativos executivos, bem como as rotinas supervisionadas e ocupadas.

Gestão do trabalho diário

Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos. Essencialmente é da sua responsabilidade administrar o calendário dos administradores executivos;

Coordenar a marcação, cancelamento e reagendamento de reuniões;

Preencher e enviar formulários de despesas e viagens;

Prestar apoio na preparação de documentos, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos;

Imprimir, responder e reagir a e-mails de forma rápida e eficiente;

Sempre que urgente e necessário, acompanhado de pedidos ou emails;

Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou faturas;

Obter as autorizações necessárias e garantir pagamentos atempados;

Manter atualizado um plano de férias;

Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês);

Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando necessário;

Marcação e agendamento de voos, conferências, workshops, motoristas, transportes ou outros eventos;

Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens dos Administradores Executivos;

Analisar jornais diários, revistas e outras informações identificando os temas ou artigos mais relevantes para o Banco;

Recolher e manter informação atualizada sobre o Mercado local e a concorrência;

Gestão dos gabinetes dos administradores executivos de forma profissional, eficaz e eficiente;

Arquivo e correspondência

Preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e documentos outros. Os documentos devem ser todos arquivados e gravados de forma organizada;

Garantir que o arquivo da correspondência seja mantido e atualizado;

Solicitador estacionário;

Execução de tarefas pessoais para o incluir pagamento de faturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias;

Garantir que toda a informação relevante é comunicada a toda a equipa sempre que solicitado;

Criar e manter uma relação de trabalho saudável e construtiva com todos os stakeholders relevantes, internos e externos;

Gerir e manter excelentes relações com os assistentes executivos dos Executivos de clientes chave, membros do Governo ou reguladores Desenvolvimento de outros membros da equipa – outras secretárias, recepcionistas, assistentes administrativos, através da partilha de conhecimentos;

Arquivo digital, criação de pastas e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para os Comités do Banco em que o responsável do CIB tem que participar;

Manutenção e gestão de pasta com os cartões-de-visita de clientes e contactos, devidamente arquivados no Outlook Contacts dos administradores executivos;

Comunicação

Triagem das chamadas telefónicas ou visitas para determinar a espiritual da chamada ou visita e se possível resolver o pedido encaminhando para o stakeholder certo ou fazendo o research necessário para resolver o tema;

Compor e-mails a um nível de síntese e informação que fomentem um atendimento eficiente e a melhor gestão de tempo como necessário;

Gerir e organizar uma agenda e as viagens para garantir que não haja duplicações que possam afetar a ocupação da imagem dos administradores

Qualidade de serviço

Colocar o cliente no centro de tudo o que faz: todos os dias, em todas as atividades e em todas as decisões;

Ser útil, adicionar valor: Ouvir e compreender a necessidade do cliente; identificar e sugerir a solução adequada, canal alternativo ou serviço;

Ser proativo e ajudar os clientes com boas práticas;

Facilitar o cliente: ajuda nos processos, documentos e formulários;

Comunicar, ser transparente:

Manter os clientes informados, regularmente;

Ser acessível, cortês e fornecer informações corretas e concluídas;

Cumprir e manter as promessas feitas:

Ter conhecimento e estar atualizado sobre os novos requisitos, procedimentos e práticas relevantes;

Facilitador o cliente: Gerir as suas expectativas em relação aos processos, documentos e requisitos;

Resolver as solicitações do cliente e dar sempre feedback atempadamente;

Fazer as coisas sempre bem e com sentido de urgência:

Atender todas as necessidades do cliente de forma precisa e com qualidade;

Apresentar e enviar documentos com qualidade e assegurar que seguem os processos e procedimentos corretos e com urgência;

Competências Comportamentais

Seguir os procedimentos

Atenção aos detalhes

Documentar factos

Compreender as pessoas

Comunicação

Confidencialidade

Competências Técnicas

Registo e Gestão de Arquivo

Comunicação Escrita

Gestão diária das atividades

Gestão de correspondência

Qualificações mínimas:

Licenciatura

Inglês

Informações adicionais

1 a 2 anos de Experiência na Banca

1 a 2 anos de Experiência de Secretariado

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